Protokoll

Die Abläufe der GV sind zu protokollieren, wobei sich die Form nach dem GV-Gegenstand richtet:

Schriftform

  • Zuständig: Protokollführer, in der Regel der Sekretär des VR
  • Die Schriftform ist unabdingbar (vgl. OR 702 Abs. 2 Satz 1)
  • Protokollierungsart
    • Ergebnisprotokoll (Ergebnis der Abstimmungen und Wahlen; siehe nachfolgend „Inhalt“), ergänzt um wörtliche Protokollierung bei Protokollierungswunsch der Votanten
  • Inhalt (vgl. OR 702 Abs. 2)
    • Anzahl, Art, Nennwert und Kategorie der Aktien, die von den Aktionären, von den Organen, von unabhängigen Stimmrechtsvertretern und von Depotvertretern vertreten werden
    • die Beschlüsse und die Wahlergebnisse
    • die Begehren um Auskunft und die darauf erteilten Antworten
    • die von den Aktionären zu Protokoll gegebenen Erklärungen.
  • Einsichtsrecht der Aktionäre
    • Jeder Aktionär hat das Recht, das Protokoll einzusehen (vgl. OR 702 Abs. 3)
  • Aufbewahrungspflicht
    • auch GV-Protokolle sind während 10 Jahren aufzubewahren (vgl. OR 962 Abs. 1)

Öffentliche Beurkundung

  • Zuständig: Urkundsbeamter (Notar)
  • Der Form der öffentlichen Beurkundung bedürfen folgende Beschlüsse:
    • AK-Erhöhung
    • AK-Herabsetzung
    • Umwandlung
    • Fusion
    • Spaltung
    • Auflösung
    • Statutenänderungen
  • Die öffentliche Urkunde ersetzt das schriftliche GV-Protokoll.

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